Fișă cu informații generale
Fișă cu informații generale
Fișă cu informații generale – Regimul juridic de protecție a avertizorilor de integritate
Programul de conformitate cu reglementările Coindu S.A. are un Program de respectare a reglementărilor pentru scopul respectării regimului legal de protecție a informatorilor, asumându-și un angajament de respectare a reglementării aplicabile și un angajament de protecție a informatorilor, conform următorilor parametri:
1.Entitate responsabilă
Coindu S.A., denumită în continuare Coindu, cu NIPC PT 501 998 055, cu sediul la Transversal to Rua de Rio Pele nº100, Vila de Joane 4770-217.
Telefon: (+351) 252 920 010;
E-mail: hr@coindu.com;
Website: www.coindu.com.
2. Datele de contact ale Responsabilului cu protecția datelor și ale Echipei de raportare:
Entitatea responsabilă are adrese de e-mail specifice în sensul protecției datelor personale și tratării plângerilor. Responsabilul cu protecția datelor este disponibil la adresa dpo@coindu.com și echipa informatorilor este disponibilă la adresa compliance@coindu.com.
3. Angajamentul de a se conforma cu regulamentul
Coindu își asumă public angajamentul de a respecta reglementările aplicabile afacerii sale, fie că sunt standarde legale sau standarde interne și coduri de conduită, elaborând un program de conformitate cu reglementările și un program de demonstrare a responsabilității, comunicând aceste programe tuturor părților interesate și tuturor autorităților competente.
4. Angajamentul de protecție a informatorilor
De asemenea, Coindu își asumă public un angajament față de protecția informatorilor, implementând canale de raportare și proceduri de urmărire a raportării printr-un sistem de control intern pentru protecția informatorilor și apreciind cooperarea oricărei persoane care dorește să raporteze sau să raporteze o încălcare.
5. Tipuri de infracțiuni sau încălcări:
Prin canalele de raportare existente ale Coindu, pot fi raportate plângeri cu privire la încălcări ale normelor legale aplicabile în sistemul juridic național sau cu privire la încălcările regulilor interne, politicilor și codurilor de conduită în vigoare la Coindu.
6. Condiții de protecție
6.1. Toate persoanele care, cu bună-credință și având temeiuri serioase să creadă că informația este, la momentul denunțării sau dezvăluirii publice, adevărată, denunță sau dezvăluie public o încălcare în condițiile stabilite în legislația și regulile interne ale Coindu.
6.2. Este considerată informator persoana fizică care sesizează o încălcare pe baza unor informații obținute în sfera activității sale profesionale, indiferent de natura acestei activități și de sectorul în care se desfășoară.
6.3. Următoarele persoane pot fi, de asemenea, considerate informatori, și anume:
a) Lucrătorii din sectorul privat, social sau public;
b) Furnizorii de servicii, antreprenorii, subcontractanții și furnizorii, precum și orice persoane care acționează sub supravegherea și conducerea acestora;
c) Deținătorii de acțiuni și persoanele care aparțin organelor de administrație sau de conducere sau organelor fiscale sau de supraveghere ale persoanelor juridice, inclusiv membrii neexecutivi;
d) Voluntarii și stagiarii, plătiți sau neplătiți.
6.4. Denunțarea unei încălcări se poate întemeia și pe informații obținute într-o relație profesională care a încetat între timp, precum și în timpul procesului de recrutare sau în timpul unei alte faze de negociere precontractuală a unei relații profesionale constituite sau neconstituite.
7. Prioritate între mijloacele de denunțare și dezvăluire publică
7.1. Deoarece plângerile privind încălcările sunt depuse de către informator prin canale de raportare interne sau externe sau dezvăluite public.
7.2. Persoana care raportează poate utiliza canale de raportare externe numai atunci când:
(a) nu există un canal intern de raportare;
(b) canalul intern de raportare admite doar depunerea de reclamații de către angajați, nu și persoana care raportează;
(c) are motive rezonabile să creadă că încălcarea nu poate fi cunoscută sau rezolvată în mod efectiv la nivel intern sau că există un risc de represalii;
(d) a depus inițial o plângere internă fără a fi sesizat măsurile planificate sau adoptate în urma denunțării în termenele prevăzute de lege (vezi mai jos procedurile de urmărire a plângerii);
(e) delictul constituie infracțiune sau contravenție administrativă și se pedepsește cu amendă mai mare de 50 000 EUR.
7.3. Persoana care raportează poate dezvălui o încălcare publică numai dacă:
(a) are motive rezonabile să creadă că încălcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public, că încălcarea nu poate fi cunoscută sau rezolvată efectiv de către autoritățile competente; luând în considerare circumstanțele specifice ale cazului sau că există riscul de represalii chiar și în cazul unei plângeri externe;
(b) A depus o plângere internă și o plângere externă, sau direct o plângere externă în condițiile prezentei legi, fără a fi luate măsurile corespunzătoare în termenele prevăzute de lege (vezi mai jos procedurile de urmărire a plângerii).
7.4. Persoana fizica care, în afara cazurilor prevăzute la alineatul precedent, semnalează o abatere unui post de presă sau jurnalist, nu beneficiază de protecția conferită de prezenta lege, fără a aduce atingere normelor aplicabile privind secretul jurnalistic și protecția surselor.
8. Forme de denunţare
8.1. Orice persoană care dorește să depună o comunicare sau reclamație echipei Responsabilă de Reclamații a Coindu
– poate face acest lucru în mod liber anonim sau, dacă dorește, prin identificarea datelor sale personale și a persoanelor de contact,
– prin raportare scrisă sau orală și
– prin oricare dintre canalele disponibile, fie că este vorba de e-mail obișnuit, e-mail, contact telefonic, mesaj vocal sau formular de platformă digitală.
8.2. Orice persoană care are nevoie de un sfat prealabil sau dorește să programeze o întâlnire față în față pentru a prezenta comunicarea sau reclamația, poate contacta echipa de Informare, prin oricare dintre canalele disponibile, solicitând programarea unei întâlniri.
9. Datele de contact ale canalelor de raportare
Puteți depune un raport prin oricare dintre canalele de raportare disponibile.
Puteți depune un raport prin oricare dintre canalele de raportare disponibile.
9.1. Canal poștă obișnuită
Pentru a depune o reclamație scrisă prin poștă obișnuită, vă rugăm să trimiteți comunicarea la următoarea adresă; aceasta trebuie adresată în mod expres Responsabilului de informare:
Responsabil pentru reclamații – Direct Hit
Coindu S.A.
Apartado 43062
1601-301 Lisboa
9.2. Canal e-mail
Pentru a depune o reclamație scrisă prin e-mail, vă rugăm să trimiteți comunicarea la următoarea adresă: compliance@coindu.com.
9.3. Canal telefon
Pentru a depune o reclamație orală la telefon, în fiecare zi, între orele 9.00 și 18.00, vă rugăm să contactați următorul număr de telefon: (+351) 911 879 229.
9.4. Canal căsuță de mesaje vocale
Pentru a depune o reclamație orală prin intermediul mesajelor vocale, în fiecare zi, între orele 18.00 și 9.00, vă rugăm să înregistrați mesajul vocal la următorul număr de telefon: (+351) 911 879 229.
9.5. Canal platformă digitală
Pentru a depune o reclamație scrisă prin Platforma Digitală a Canalului de Reclamații, vă rugăm să accesați link-ul https://coindu.protecaodedenunciantes.com și să completați Formularul de Reclamație.
10. Față în față
Întâlniri pentru a vă prezenta comunicarea sau reclamația; oricine poate contacta echipa responsabilă de Reclamații, prin oricare dintre canalele disponibile, solicitând programarea unei întâlniri în acest scop.
11. Înregistrarea comunicațiilor telefonice
11.1. Întrucât comunicațiile telefonice prin Canalul Telefon (+35) 911 879 229 nu sunt înregistrate implicit și pot fi, în anumite situații, cu acordul prealabil expres al titularului.
11.2. Întrucât mesajele vocale care sunt înregistrate prin intermediul Canalului căsuței vocale se bazează pe consimțământul persoanei vizate și vor fi prelucrate în scopul unic de primire și urmărire a rapoartelor, în conformitate cu Fișa informativă de prelucrare a datelor accesibilă pe Platforma digitală a canalelor de raportare.
12. Proceduri aplicabile raportării încălcărilor
12.1. Primirea și urmărirea rapoartelor anonime
Orice persoană care dorește să trimită o comunicare sau un raport către echipa de raportare a Coindu poate face acest lucru într-un mod anonim prin oricare dintre canalele de raportare.
Totuși, în cazul în care persoana dorește să urmărească tratarea raportării anonime, trebuie să depună raportul prin Platforma Digitală a Canalelor de Raportare, completând formularul respectiv – în acest fel, pe lângă anonimatul garantat, va primi un cod de acces care le va permite să acceseze urmărirea raportului depus.
Dacă transmiteți un raport anonim prin celelalte canale, nu va fi posibil să accesați urmărirea reclamației, din lipsă de contacte disponibile.
12.2. Clarificare sau informații suplimentare
Poate fi necesar să se solicite persoanei care a depus reclamația să clarifice reclamația depusă sau să furnizeze informații suplimentare, inclusiv în situații de anonimat, astfel încât acest lucru va fi posibil doar în cazul anonimatului, dacă reclamația este depusă prin Platforma Digitală a canalelor de raportare.
12.3. Măsuri și termene de urmărire a reclamației
La primirea unei reclamații, Coindu aplică o procedură de urmărire a reclamațiilor care poate da naștere deschiderii unui proces de investigație internă și/sau comunicarea reclamației către autoritatea competentă, în conformitate cu următoarele măsuri și termene:
12.3.1. Notificarea primirii reclamației
Coindu notifică, în termen de șapte zile, persoana care a depus plângerea de primirea plângerii, informându-o, suplimentar, într-o manieră clară și accesibilă, despre cerințele, autoritățile competente, forma și admisibilitatea unei reclamații externe.
12.3.2. Comunicarea unei decizii prealabile
Coindu, în urma plângerii, efectuează actele interne corespunzătoare pentru verificarea acuzațiilor cuprinse în aceasta și, după caz, încetarea încălcării semnalate, inclusiv prin deschiderea unei anchete interne sau prin comunicarea acesteia autorității competente pentru investigarea încălcării, prin notificarea persoanei care a depus plângerea, în termen de o lună, a deciziei prealabile de deschidere a unei cercetări sau comunicare către autoritatea competentă.
12.3.3. Comunicarea măsurilor
Coindu trebuie să comunice persoanei care a depus plângerea măsurile avute în vedere sau adoptate pentru urmărirea raportului și Motivele raportului în termen de maximum trei luni de la data primirii reclamației.
12.3.4. Comunicarea concluziei
Coindu trebuie să comunice persoanei care a depus plângerea rezultatul examinării plângerii, încheind procedura în termen de maximum trei luni de la primirea plângerii.
13.Confidențialitate
13.1. Identitatea persoanei care raportează, precum și informațiile care, direct sau indirect, permit deducerea identității acesteia, au caracter confidențial și au acces restricționat la persoanele responsabile cu primirea sau urmărirea sesizărilor.
13.2. Obligația de confidențialitate menționată la alineatul precedent se extinde asupra celor care au primit informații cu privire la reclamații, chiar dacă nu sunt responsabili sau sunt incompetenți pentru primirea și tratarea acestora.
13.3. Identitatea informatorului este dezvăluită doar ca urmare a unei obligații legale sau a unei hotărâri judecătorești.
13.4. Fără a aduce atingere altor obligații, dezvăluirea informațiilor trebuie să fie precedată de o comunicare scrisă către persoana care raportează, în care se precizează motivele dezvăluirii datelor confidențiale în cauză, cu excepția cazului în care furnizarea acestor informații ar periclita investigațiile sau procedurile judiciare aferente.
13.5. Întrucât plângerile primite de către autoritățile competente care conțin informații care fac obiectul secretelor comerciale sunt prelucrate exclusiv în scopul urmăririi raportului, cei care au cunoștință de acestea sunt obligați să păstreze secretul.
14. Prelucrarea datelor personale
14.1. Prelucrarea datelor cu caracter personal în sfera de protecție a informatorilor, inclusiv schimbul sau transmiterea de date cu caracter personal de către autoritățile competente, respectă prevederile normelor aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal în vigoare în sistemul juridic național și în Uniunea Europeană, respectiv Regulamentul general privind protecția datelor și alte acte legislative complementare.
14.2. Prelucrarea datelor cu caracter personal în sfera de protecție a informatorilor se realizează în conformitate cu Fișa informativă privind prelucrarea datelor și Politica de protecție a datelor cu caracter personal accesibilă pe Platforma Digitală a Canalelor de Raportare.
15. Reținerea reclamațiilor
15.1. Cu excepția altor obligații legale de reținere, Coindu ține o evidență a rapoartelor primite, păstrându-le cel puțin pe o perioadă de cinci ani și, indiferent de această perioadă, pe durata proceselor judiciare sau administrative referitoare la plângere.
15.1. Cu excepția altor obligații legale de reținere, Coindu ține o evidență a rapoartelor primite, păstrându-le cel puțin pe o perioadă de cinci ani și, indiferent de această perioadă, pe durata proceselor judiciare sau administrative referitoare la plângere.
15.3. Pe măsură ce reclamațiile depuse verbal, printr-o linie telefonică înregistrată sau alt sistem de mesaje vocale înregistrate, sunt întocmite, sunt înregistrate de către Coindu, obținând acordul prealabil al reclamantului, prin:
a) Înregistrarea comunicării pe un suport durabil și recuperabil sau
b) Transcrierea completă și exactă a comunicării.
15.4. În cazul în care plângerea este prezentată în cadrul unei întâlniri față în față, Coindu asigură, după obținerea acordului prealabil al reclamantului, înregistrarea prin:
a) Înregistrarea comunicării pe un suport durabil și recuperabil sau
b) Procese verbale de încredere.
16. Remediile și procedurile de protecție:
Coindu își asumă angajamentul de respectare a legii și un angajament de protecție a informatorilor, care au dreptul la protecție legală.
Direcția Generală Justiție furnizează informații privind protecția informatorilor pe Portalul Justiției, fără a aduce atingere mecanismelor de acces la lege și la instanțe.
Prin mijloacele de protecție judiciară efectivă, informatorii se bucură de toate garanțiile de acces la instanțe pentru apărarea drepturilor și intereselor lor protejate legal.
17. Responsabilitatea informatorului
Responsabilitatea informatorului este definită prin lege, în funcție de următorii parametri:
17.1. Denunțarea sau dezvăluirea publică a unei încălcări, făcută în conformitate cu cerințele impuse de legislația privind protecția informatorilor, nu constituie în sine temei de răspundere disciplinară, civilă, administrativă sau penală a informatorului.
17.2. Informatorul care denunță sau dezvăluie public o încălcare în conformitate cu cerințele impuse de prezenta lege nu este răspunzător pentru încălcarea oricăror restricții de comunicare sau dezvăluire a informațiilor conținute în plângerea sau dezvăluirea publică, cu excepția oricăror situații de răspundere definite în legislația specială.
17.3. Informatorul care semnalează sau dezvăluie public o încălcare în conformitate cu cerințele impuse de prezenta lege nu este responsabil pentru obținerea sau accesarea informațiilor care au dat naștere sesizării sau dezvăluirii publice, cu excepția cazurilor în care obținerea sau accesarea informațiilor ar constitui infracțiune.
17.4. Faptul că poate exista o posibilă răspundere a raportării pentru acte sau omisiuni care nu au legătură cu raportul sau dezvăluirea publică, sau care nu sunt necesare pentru raportarea sau dezvăluirea publică a unei încălcări în condițiile legii, poate da naștere necesității unei consultații prealabile a tuturor persoanelor care au întrebări sau au în vedere depunerea unui raport.
18. Consultații confidențiale
Coindu oferă consultații confidențiale persoanelor care au nevoie de ajutor suplimentar și clarificări sau care iau în considerare depunerea unei plângeri, contactând pur și simplu echipa de Raportare prin oricare dintre Canalele de Raportare.
19. Reguli interne, politici, fișe de informații și formulare
Regulile interne, politicile, fișele de informații și formularele relevante pentru scopurile sistemului de protecție a informatorilor sunt accesibile în secțiunea „Standarde de reglementare” a Platformei digitale a Canalului de raportare, accesibilă în Informații https://coindu.protecaodedenunciantes.com.
20. Registrul și documentația:
Asumându-și angajamentul de a-și demonstra responsabilitatea, Coindu pune la dispoziție publică un Registru de informații și documentații privind programele de conformitate și de protecție a informatorilor, precum și un set de răspunsuri la întrebările frecvente, link-ul către care este accesibil prin intermediul Platformei digitale a canalelor de raportare: https://coindu.protecaodedenunciantes.com.
Versiunea și data fișei de informații
1. Versiune: 1
2. Data: 14 septembrie 2022
