Ficha de Información General
Ficha de Información General
Ficha de información general – Régimen jurídico de protección de los denunciantes de irregularidades
Programa de Cumplimiento Normativo Coindu cuenta con un Programa de Cumplimiento Normativo con el objeto de dar cumplimiento al régimen legal de protección de denunciantes, asumiendo un compromiso de cumplimiento de la normativa aplicable y un compromiso de protección de denunciantes, de acuerdo a los siguientes parámetros:
1.Entidad Responsable
COINDU MEXICO S. DE R. L. DE C. V., en lo sucesivo denominada Coindu, con NIPC CME150410CR0, con sede en Piedras Negras 1000 Bis, Ciudad Industrial Xicohténcatl, Tlaxcala, Tetla de la Solidaridad, Tlaxcala, C.P. 90434.
Teléfono: +52 241 412 7294;
Correo electrónico: rh.coindumexico@coindu.com;
Sitio web: www.coindu.com .
2.Contactos del Delegado de Protección de Datos y del Equipo Denunciante,
la entidad responsable dispone de direcciones de correo electrónico específicas a efectos de protección de datos personales y atención de denuncias, estando disponible el Delegado de Protección de Datos a través de la dirección dpo@coindu.com y el Equipo de Denuncias disponible a través de la dirección compliance@coindu.com .
3. Compromiso de Cumplimiento de la Normativa
Coindu se compromete públicamente con el cumplimiento de la normativa aplicable a su negocio, ya sean normas legales o normas internas y códigos de conducta, desarrollando un programa de cumplimiento normativo y un programa de demostración de rendición de cuentas, comunicando estos programas a todas las partes interesadas y a todas las autoridades competentes.
4. Compromiso de protección de denunciantes
Coindu también asume públicamente un compromiso con la protección de los denunciantes, implementando canales de denuncia y procedimientos de seguimiento de denuncias a través de un sistema de control interno para la protección de denunciantes y agradeciendo la cooperación de cualquier persona que desee denunciar o denunciar una infracción.
5. Tipos de Infracciones o Violaciones
A través de los canales de denuncia existentes en Coindu, se podrán reportar denuncias sobre incumplimientos de las normas legales aplicables en el ordenamiento jurídico nacional o sobre incumplimientos de normas internas, políticas y códigos de conducta vigentes en Coindu.
6. Condiciones de Protección
6.1. Todas las personas que, de buena fe y teniendo motivos fundados para creer que la información es, al momento de la denuncia o comunicación pública, cierta, denuncien o divulguen públicamente una infracción en los términos establecidos en la legislación y normas internas de Coindu.
6.2. Tiene la consideración de denunciante la persona física que comunica una infracción basándose en información obtenida en el ámbito de su actividad profesional, con independencia de la naturaleza de esta actividad y del sector en el que se desarrolle.
6.3. También podrán ser considerados denunciantes, a saber:
a) Trabajadores del sector privado, social o público;
b) Los prestadores de servicios, contratistas, subcontratistas y proveedores, así como las personas que actúen bajo su supervisión y dirección;
c) Los titulares de participaciones accionarias y las personas pertenecientes a los órganos de administración o de gestión o los órganos fiscales o de control de las personas jurídicas, incluidos los miembros no ejecutivos;
d) Voluntarios y aprendices, remunerados o no remunerados.
6.4. La denuncia de una infracción también podrá basarse en información obtenida en una relación profesional ya extinguida, así como durante el proceso de contratación o durante otra fase de negociación precontractual de una relación profesional constituida o no constituida.
7. Precedencia entre los medios de denuncia y divulgación pública
7.1. Como las denuncias de infracciones son presentadas por el denunciante a través de canales de denuncia internos o externos o divulgados públicamente.
7.2. El denunciante sólo podrá utilizar canales de denuncia externos cuando:
(a) no existe un canal interno de denuncia;
(b) el canal interno de denuncia sólo admite la presentación de denuncias por parte de los empleados, no del denunciante;
(c) tiene motivos razonables para creer que la infracción no puede ser efectivamente conocida o resuelta internamente o que existe riesgo de represalia;
d) haya presentado inicialmente una denuncia interna sin que le hayan sido comunicadas las medidas previstas o adoptadas a raíz de la denuncia en los plazos previstos en la ley (véanse a continuación los procedimientos para el seguimiento de la denuncia);
(e) The infraction constitutes a crime or misdemeanor punishable by a fine of more than 50,000 (euroe) la infracción constituye un delito o infracción administrativa sancionable con una multa de más de 50 000 EUR.
7.3. El denunciante puede revelar una infracción públicamente solo cuando:
(a) tiene motivos razonables para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público, que la infracción no puede ser efectivamente conocida o resuelta por las autoridades competentes; teniendo en cuenta las circunstancias específicas del caso, o que exista riesgo de represalia incluso en caso de denuncia externa;
(b) Ha presentado una denuncia interna y una denuncia externa, o directamente una denuncia externa en los términos de esta ley, sin que se hayan tomado las medidas correspondientes dentro de los plazos previstos por la ley (ver más adelante los procedimientos para el seguimiento de la denuncia).
7.4. La persona física que, fuera de los casos previstos en el párrafo anterior, denuncie una infracción a un medio de comunicación o periodista, no gozará de la protección conferida por esta ley, sin perjuicio de las normas aplicables sobre el secreto periodístico y la protección de fuentes.
8. Formas de denuncia
8.1. Toda persona que desee presentar una comunicación o denuncia al equipo Responsable de Denuncias de Coindu,
– puede hacerlo libremente de forma anónima o, si así lo desea, identificando sus datos personales y contactos,
– a través de denuncias escritas u orales y
– a través de cualquiera de los canales disponibles, ya sea correo ordinario, correo electrónico, contacto telefónico, mensaje de voz o formulario de plataforma digital.
8.2. Cualquier persona que necesite un asesoramiento previo o desee concertar una reunión presencial para presentar la comunicación o denuncia, puede ponerse en contacto con el equipo de Denuncias, a través de cualquiera de los canales disponibles, solicitando la concertación de una reunión.
9. Contactos de canales de informes
Puede presentar una denuncia a través de cualquiera de los canales de denuncia disponibles.
Los canales de denuncia disponibles para la presentación o presentación de cualquier tipo de denuncia son los siguientes:
9.1. Canal de correo regular
Para presentar una denuncia por escrito por correo ordinario, favor de enviar la comunicación a la siguiente dirección, debiendo ser dirigida expresamente al Oficial de Denuncias:
Responsable de Quejas
Coindu Mexico
Piedras Negras 1000 Bis, Ciudad Industrial Xicohténcatl, Tlaxcala, Tetla de la Solidaridad
Tlaxcala, C.P. 90434
9.2. Canal de correo electrónico
Para presentar una queja por escrito por correo electrónico, envíe la comunicación a la siguiente dirección: compliance@coindu.com .
9.3. Canal Telefónico
Para presentar una queja de forma oral por teléfono, todos los días, entre las 9.00 y las 18.00 horas, póngase en contacto con el siguiente número de teléfono: (+351) 911 879 229.
9.4. Canal de cuadro de mensaje de voz
Para presentar una queja de forma oral a través de mensajes de voz, todos los días, entre las 18.00 y las 9.00 horas, grabe el mensaje de voz a través del siguiente número de teléfono: (+351) 911 879 229.
9.5. Canal Plataforma Digital
Para presentar una denuncia por escrito a través de la Plataforma Digital del Canal de Denuncias, acceda a través del enlace https://coindu.protecaodenunciantes.com y complete el Formulario de Denuncia.
10. Presencial
Reuniones para presentar su comunicación o denuncia, cualquier persona puede contactar con el equipo responsable de las Denuncias, a través de cualquiera de los canales disponibles, solicitando la convocatoria de una reunión a tal efecto.
11. Grabación de Comunicaciones Telefónicas
11.1. Como las comunicaciones telefónicas a través del Canal Telefónico (+35) 911 879 229 no quedan grabadas por defecto, pudiendo serlo, en determinadas situaciones, con el previo consentimiento expreso del titular de los dados.
11.2. Como los mensajes de voz que se graban a través del Canal de Voz de la Caja de Mensajes se basan en el consentimiento del titular de los datos y serán tratados con el único fin de recibir y dar seguimiento a las denuncias, de acuerdo con la Hoja de Información sobre el Tratamiento de Datos accesible en la Plataforma Digital de Canales de Denuncia.
12. Procedimientos aplicables a la denuncia de infracciones
12.1. Recepción y seguimiento de denuncias anónimas
Cualquier persona que desee enviar una comunicación o denuncia al equipo de Reportes de Coindu podrá hacerlo de forma anónima a través de cualquiera de los canales de denuncia.
Sin embargo, si la persona desea seguir el tratamiento de la denuncia anónima, deberá enviar la denuncia a través de la Plataforma Digital de los Canales de Denuncia, llenando el formulario respectivo, de esta forma, además de garantizarse el anonimato, recibirá una clave de acceso que le permitirá acceder al seguimiento de la denuncia presentada.
Si presenta una denuncia anónima a través de los demás canales, no será posible acceder al seguimiento de la denuncia, por falta de contactos disponibles.
12.2. Aclaración o información adicional
Puede ser necesario solicitar a la persona que presentó la denuncia que aclare la denuncia presentada o que brinde información adicional, incluso en situaciones de anonimato, por lo que esto solo será posible en caso de anonimato, si la denuncia se presenta a través de la Plataforma Digital de Canales de Denuncia.
12.3. Medidas y plazos para el seguimiento de la denuncia
Al recibir una denuncia, Coindu aplica un procedimiento de seguimiento de las denuncias que puedan dar lugar a la apertura de un proceso de investigación interna y/o la comunicación de la denuncia a la autoridad competente, de conformidad con las siguientes medidas y plazos:
12.3.1. Notificación de recepción de la denuncia
Coindu notifica, en el plazo de siete días, a la persona que presentó la denuncia la recepción de la denuncia, informándole además, de manera clara y accesible, los requisitos, autoridades competentes y forma y procedencia de una denuncia externa.
12.3.2. Comunicación de una decisión preliminar
Coindu, tras la denuncia, realiza los actos internos oportunos para verificar las denuncias contenidas en las mismas y, en su caso, el cese de la infracción denunciada, incluso mediante la apertura de una investigación interna o comunicándola a la autoridad competente para investigar la infracción, mediante notificar a la persona que presentó la denuncia, en el plazo de un mes, la decisión preliminar sobre el inicio de una investigación o comunicación a la autoridad competente.
12.3.3. Comunicación de medidas
Coindu comunicará a la persona que presentó la denuncia las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a la denuncia y sus Motivos de la denuncia en un plazo máximo de tres meses contados a partir de la fecha de recepción de la denuncia.
12.3.4. Comunicación de conclusión
Coindu comunicará a la persona que presentó la denuncia el resultado del examen de la denuncia, concluyendo el procedimiento en un plazo máximo de tres meses a partir de la recepción de la denuncia.
13. Confidencialidad
13.1. La identidad del denunciante, así como la información que, directa o indirectamente, permita deducir su identidad, tienen carácter confidencial y tienen acceso restringido a las personas responsables de recibir o dar seguimiento a las denuncias.
13.2. La obligación de confidencialidad a que se refiere el párrafo anterior se extiende a quienes hayan recibido información sobre denuncias, aunque no sean responsables o incapaces para su recepción y tratamiento.
13.3. La identidad del denunciante solo se divulga como resultado de una obligación legal o una decisión judicial.
13.4. Sin perjuicio de otras obligaciones, la divulgación de la información deberá estar precedida de una comunicación escrita al denunciante en la que se expongan los motivos de la divulgación de los datos confidenciales de que se trate, salvo que el suministro de dicha información pudiera poner en peligro las investigaciones o procedimientos judiciales relacionados.
13.5. Dado que las denuncias recibidas por las autoridades competentes que contienen información sujeta a secretos comerciales se tramitan únicamente con el objeto de dar seguimiento a la denuncia, quienes tengan conocimiento de ellas están obligados a guardar secreto.
14. Tratamiento de Datos Personales
14.1. El tratamiento de datos personales en el ámbito de la protección de los denunciantes, incluido el intercambio o transmisión de datos personales por parte de las autoridades competentes, cumple con lo dispuesto en las normas aplicables en materia de protección de datos personales vigentes en el ordenamiento jurídico nacional y en la Unión Europea, concretamente el Reglamento General de Protección de Datos y otra legislación complementaria.
14.2. El tratamiento de datos personales en el ámbito de la protección de denunciantes se realiza de conformidad con la Ficha de Información sobre el Tratamiento y la Política de Protección de Datos Personales accesibles en la Plataforma Digital de Canales de Denuncia.
15. Retención de Quejas
15.1. Salvo otras obligaciones legales de conservación, Coindu lleva un registro de las denuncias recibidas, conservándolas al menos por un período de cinco años y, independientemente de ese período, durante la tramitación de los procedimientos judiciales o administrativos relacionados con la denuncia.
15.2. Las denuncias presentadas de forma oral, a través de una línea telefónica no grabada, son registradas por Coindu mediante una transcripción completa y fiel de la comunicación, y actas fehacientes de dicha comunicación.
15.3. Las denuncias presentadas de forma verbal, a través de una línea telefónica grabada u otro sistema de mensajes de voz grabados, son registradas por Coindu, obteniendo el consentimiento previo del denunciante, a través de:
a) Grabación de la comunicación en un soporte duradero y recuperable o
b) Transcripción completa y fiel de la comunicación.
15.4. Si la denuncia se presenta en una reunión presencial, Coindu garantiza, previo consentimiento del denunciante, la grabación de la reunión a través de:
a) Grabación de la comunicación en un soporte duradero y recuperable o
b) Actas Confiables.
16. Recursos y Procedimientos de Protección
Coindu asume un compromiso con el cumplimiento legal y un compromiso con la protección de los denunciantes, quienes tienen derecho a la protección legal.
La Dirección General de Política de Justicia proporciona información sobre la protección de los denunciantes en el Portal de Justicia, sin perjuicio de los mecanismos de acceso a la ley ya los tribunales.
A través de los medios de tutela judicial efectiva, los denunciantes gozan de todas las garantías de acceso a los tribunales para la defensa de sus derechos e intereses legalmente tutelados.
17. Responsabilidad del Denunciante
La responsabilidad del denunciante está definida por la ley, de acuerdo con los siguientes parámetros:
17.1. La denuncia o revelación pública de una infracción, realizada de conformidad con los requisitos impuestos por la legislación sobre protección de los denunciantes, no constituye por sí misma motivo de responsabilidad disciplinaria, civil, administrativa o penal del denunciante.
17.2. El denunciante que denuncie o divulgue públicamente una infracción de conformidad con los requisitos impuestos por esta ley no será responsable por la violación de las restricciones a la comunicación o divulgación de la información contenida en la denuncia o divulgación pública, salvo las situaciones de responsabilidad definidas en legislación especial.
17.3. El denunciante que denuncie o divulgue públicamente una infracción de conformidad con los requisitos impuestos por esta ley no es responsable de obtener o acceder a la información que motivó la denuncia o divulgación pública, excepto en los casos en que la obtención o el acceso a la información constituya un delito.
17.4. El hecho de que pueda existir una posible responsabilidad del denunciante por actos u omisiones ajenos a la denuncia o divulgación pública, o que no sean necesarios para la denuncia o divulgación pública de una infracción conforme a la ley, puede dar lugar a la necesidad de asesoramiento previo a todas las personas que tengan dudas o estén pensando en presentar una denuncia.
18. Asesoramiento confidencial
Coindu brinda asesoramiento confidencial a las personas que necesitan ayuda y aclaraciones adicionales o que están considerando presentar una denuncia, simplemente contactando al equipo de denuncias a través de cualquiera de los canales de denuncia.
19. Reglamento Interno, Políticas, Fichas Informativas y Formularios
Las Normas Internas, Políticas, Fichas Informativas y Formularios pertinentes a los fines del sistema de protección de denunciantes se encuentran accesibles en la sección “Normas Normativas” de la Plataforma Digital del Canal de Denuncias, accesible en la Información https://coindu-mexico.whistleblowingofficer.com.
20. Repositorio y Documentación
Asumiendo el compromiso de demostrar su responsabilidad, Coindu pone a disposición del público un Repositorio de Información y Documentación sobre Programas de Cumplimiento y Protección de Denunciantes, así como un conjunto de Respuestas a Preguntas Frecuentes, cuyo enlace es accesible a través del Plataforma Digital de Canales de Denuncia, en https://coindu-mexico.whistleblowingofficer.com.
Versión y fecha de la ficha técnica
1. Versión: 1
2. Fecha: 14 de septiembre de 2022
