Polityka Ochrony Sygnalistów

SIMOLDES ma na celu przestrzeganie reżimu prawnego ochrony sygnalistów, przetwarzania ich danych osobowych i, co do zasady, wszystkich osób, które korzystają z Kanałów Zgłaszania Nieprawidłowości lub które w jakikolwiek sposób są zaangażowane w system ochrony sygnalistów, zgodnie z obowiązującymi standardami w zakresie ochrony danych lub bezpieczeństwa informacji, a mianowicie Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych i Aktem Wykonawczym do Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, przy czym przetwarzanie danych odbywa się w następujących parametrach:

1.Osoba odpowiedzialna za przetwarzanie danych: Simoldes Plasticos Polska Wrocław, zwana dalej Simoldes Polska, posiadająca numer identyfikacji podatkowej 5213244622, z siedzibą przy Ul. Zachodnia 7, 55-220 Jelcz-Laskowice, Polska.

Telefon: +48 532 685 455

E-mail: compliance@simoldes.com;

Strona internetowa: www.simoldes.com.

2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych: Podmiot odpowiedzialny posiada specjalne adresy e-mail do celów ochrony danych osobowych i obsługi zgłoszeń nieprawidłowości, przy czym inspektor ochrony danych osobowych jest dostępny pod adresem dataprotection@simoldes.com, a zespół ds. zgłoszeń nieprawidłowości jest dostępny pod adresem compliance@simoldes.com.

3. Osoby, których dotyczy przetwarzanie danych: sygnaliści i ogólnie wszystkie osoby korzystające z Kanałów Zgłaszania Nieprawidłowości lub w inny sposób zaangażowane w system ochrony sygnalistów, w tym osoby, których dotyczy przetwarzanie danych.`

4. Przetwarzane dane osobowe: w przypadku, gdy osoba fizyczna zdecyduje się na identyfikację, przetwarzane dane osobowe to ogólne dane identyfikacyjne sygnalisty (imię i nazwisko) oraz dane kontaktowe (miejsce zamieszkania, telefon i adres e-mail), a inne dane mogą być przetwarzane w zależności od konkretnych procedur dotyczących działań następczych w związku ze skargami, takich jak głos w przypadku nagrywania wiadomości lub komunikacji telefonicznej, jeżeli takie przetwarzanie jest uważane za konieczne, proporcjonalne i odpowiednie do takich działań następczych.

5. Kontekst i cel przetwarzania danych: dane osobowe osób, których one dotyczą, będą przetwarzane wyłącznie w celu przyjmowania i rozpatrywania złożonych skarg oraz podejmowania wszelkich środków technicznych lub organizacyjnych niezbędnych do ochrony sygnalisty lub osób, których one dotyczą.

6. Podstawa prawna: w zależności od konkretnej sytuacji przetwarzanie danych opiera się na wyraźnej zgodzie osoby, której te dane dotyczą, na przestrzeganiu obowiązków prawnych lub na realizacji uzasadnionych prawnie celów, przy czym podstawa ta jest określona w każdym z wykonywanych działań.

7. Konsekwencje nieprzekazania danych osobowych: oprócz możliwości składania anonimowych skarg, w przypadku gdy podstawą legalności przetwarzania danych jest zgoda, osoba, której dane dotyczą, nie jest zobowiązana do zezwolenia na przetwarzanie danych osobowych, przy czym nie wyrażając zgody lub później wycofując uprzednio udzieloną zgodę, nie będą one przetwarzane, oraz, w tym ostatnim przypadku, po złożeniu wniosku, przedmiotowe dane osobowe zostaną usunięte lub ich wykorzystanie zostanie przerwane do celów pomocniczych, w zależności od wyraźnej woli osoby, której dane dotyczą, bez wpływu jednak na zgodność z prawem operacji przeprowadzonych w międzyczasie do dnia wycofania zgody.

8. Odbiorcy: administrator przetwarza dane samodzielnie (za pośrednictwem specjalistów podlegających obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej) lub w jego imieniu, za pośrednictwem podwykonawców akredytowanych do świadczenia wybranych przez niego usług i związanych ścisłymi środkami technicznymi i organizacyjnymi dostosowanymi do ochrony danych osobowych.

9. Środki bezpieczeństwa: stosowane są techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, które są uważane za odpowiednie do zapewnienia poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych odpowiedniego do ryzyka.

10. Miejsce przechowywania danych osobowych: dane są przechowywane przez techników wyznaczonych przez administratora, przy użyciu formularzy papierowych lub cyfrowych, przy czym gwarantowana jest prywatność lub poufność gromadzenia danych, ich integralność, jakość i dokładność.

11. Okres przechowywania: bez względu na wyjątkowe sytuacje przedłużenia okresu przechowywania przewidzianego przez prawo lub uznanego za niezbędny do obrony praw lub uzasadnionych interesów, a także sytuacje wycofania zgody, usunięcia, sprzeciwu lub ograniczenia przetwarzania, które wywołują natychmiastowe skutki, nie wpływając jednak na zgodność z prawem operacji przeprowadzanych w międzyczasie, przetwarzane dane osobowe są domyślnie przechowywane przez okres pięciu lat, po którym zostają usunięte. Dane osobowe mogą zostać usunięte przed tym okresem przechowywania, jeśli nie zostaną uznane za niezbędne do podjęcia działań następczych w związku ze zgłoszeniem nieprawidłowości.

12. Przekazywanie i poufność danych: z wyjątkiem sytuacji, w których przekazywanie danych jest wymagane przez prawo, nie są przeprowadzane żadne operacje przekazywania danych. Dane osobowe nie są przekazywane stronom trzecim, a tożsamość sygnalisty, jak również informacje, które bezpośrednio lub pośrednio umożliwiają ustalenie tożsamości sygnalisty, są kwalifikowane jako poufne, a dostęp do nich jest ograniczony do osób odpowiedzialnych za przyjmowanie lub monitorowanie zgłoszeń.

13. Wzajemne powiązanie danych i zautomatyzowane decyzje: dane osobowe nie są wzajemnie powiązane.

14. Międzynarodowe przekazywanie danych osobowych: Dane osobowe sygnalistów nie są przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych spoza Unii Europejskiej.

15. Przetwarzanie danych osobowych i nośniki: dane osobowe są gromadzone przez technika administratora. Podlegają wielokrotnemu niezautomatyzowanemu i zautomatyzowanemu przetwarzaniu i są umieszczane na różnego rodzaju nośnikach analogowych lub cyfrowych, które są uważane za niezbędne do osiągnięcia celów działań, i zawsze są traktowane jako poufne.

16. Prawa osoby, której dane osobowe dotyczą: oprócz możliwości anonimowego zgłoszenia lub wycofania zgody, osoba, której dane dotyczą, ma prawo zażądać od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia, a także ograniczenia lub sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, na warunkach przewidzianych przez obowiązujące przepisy prawa.

17. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: osoba, której dane dotyczą, może zawsze skorzystać, jeśli uzna to za konieczne, z prawa do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych uodo.gov.pl.

18. Kontakt w sprawie dochodzenia swoich praw: w celu uzyskania informacji na temat danych osobowych, złożenia skargi lub skorzystania z przysługujących praw, prosimy o kontakt pod adresem dataprotection@simoldes.com.

19. Polityka ochrony danych osobowych: operacje przetwarzania danych osobowych są przeprowadzane zgodnie z Ogólną Polityką Ochrony Danych, która jest dostępna pod adresem www.simoldes.com.

20. Formularze gromadzenia danych osobowych i specjalne ulotki informacyjne: Formularze do składania skarg i specjalne ulotki informacyjne, które mogą istnieć w odniesieniu do działań, które mają być wykonywane przez SIMOLDES w ramach systemu ochrony sygnalistów, są dostępne do wglądu na platformie Whistleblowing Channels dostępnej za pośrednictwem linku https://simoldes.protecaodedenunciantes.com lub poprzez kontakt z zespołem do spraw zgłaszania nieprawidłowości, za pośrednictwem poczty elektronicznej compliance@simoldes.com.