Procedura ochrony sygnalistów

Simoldes posiada Program Zgodności z Przepisami w celu zapewnienia zgodności z systemem prawnym ochrony sygnalistów, zakładający zobowiązanie do przestrzegania obowiązujących przepisów i zobowiązanie do ochrony sygnalistów, zgodnie z następującymi parametrami:

1.Podmiot odpowiedzialny

Simoldes Plasticos Polska Wrocław, zwana dalej Simoldes Polska, posiadająca numer identyfikacji podatkowej NIP 5213244622, z siedzibą przy Ul. Zachodnia 7, 55-220 Jelcz-Laskowice, Polska.

Telefon: +48 532 685 455;

E-mail: compliance@simoldes.com;

Strona internetowa: www.simoldes.com.

2.Dane kontaktowe inspektora ochrony danych i zespołu ds. zgłaszania nieprawidłowości

Podmiot odpowiedzialny posiada specjalne adresy e-mail do celów ochrony danych osobowych i obsługi zgłoszeń nieprawidłowości, przy czym inspektor ochrony danych osobowych jest dostępny pod adresem dataprotection@simoldes.com, a zespół ds. zgłoszeń nieprawidłowości jest dostępny pod adresem compliance@simoldes.com.

3.Zobowiązanie do przestrzegania przepisów

Simoldes publicznie zobowiązuje się do przestrzegania przepisów mających zastosowanie do prowadzonej działalności, zarówno norm prawnych, jak i wewnętrznych norm i kodeksów postępowania, opracowując program zgodności z przepisami i program wykazania odpowiedzialności, informując o tych programach wszystkich interesariuszy i wszystkie właściwe organy.

4.Zobowiązanie do ochrony sygnalistów

Simoldes publicznie zobowiązuje się również do ochrony sygnalistów, wdrażając kanały zgłaszania i procedury monitorowania zgłoszeń za pośrednictwem wewnętrznego systemu kontroli ochrony sygnalistów oraz doceniając współpracę każdej osoby, która chce poinformować lub zgłosić naruszenie.

5.Rodzaje wykroczeń lub naruszeń

Za pośrednictwem istniejących w Simoldes kanałów informowania o nieprawidłowościach można zgłaszać naruszenia przepisów prawnych obowiązujących w krajowym systemie prawnym lub naruszenia przepisów wewnętrznych, polityk i kodeksów postępowania obowiązujących w Simoldes.

6.Warunki ochrony

6.1 Ochrona jest przyznawana wszystkim osobom, które w dobrej wierze i mając poważne podstawy, aby sądzić, że informacje są prawdziwe w momencie zgłoszenia lub publicznego ujawnienia, zgłaszają lub publicznie ujawniają naruszenie zgodnie z warunkami określonymi w przepisach i wewnętrznych zasadach Simoldes.

6.2 Osoba fizyczna, która zgłasza naruszenie na podstawie informacji uzyskanych w trakcie swojej działalności zawodowej, niezależnie od charakteru tej działalności i sektora, w którym jest prowadzona, jest uważana za sygnalistę.

6.3.Następujące osoby mogą również zostać uznane za sygnalistów:

a) Pracownicy zatrudnieni w sektorze prywatnym, społecznym lub publicznym;

b) Usługodawcy, wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy, a także wszelkie osoby działające pod ich nadzorem i kierownictwem;

c) Akcjonariusze i osoby należące do organów administracyjnych, zarządzających lub nadzorczych osób prawnych, w tym członkowie niewykonawczy;

d) Wolontariusze i stażyści, otrzymujący wynagrodzenie lub nie.

6.4 Zgłoszenie naruszenia może również opierać się na informacjach uzyskanych podczas zakończonej w międzyczasie relacji zawodowej, a także podczas procesu rekrutacji lub na innym etapie negocjacji przed zawarciem umowy w ramach istniejącej lub nie uformowanej relacji zawodowej..

7.Pierwszeństwo między środkami denuncjacji i publicznego ujawnienia

7.1.Zgłoszenia naruszeń są przekazywane przez sygnalistów za pośrednictwem wewnętrznych lub zewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości lub są ujawniane publicznie..

7.2.Sygnalista może skorzystać z zewnętrznych kanałów zgłaszania tylko wtedy, gdy:

(a) nie istnieje żaden wewnętrzny kanał zgłaszania nieprawidłowości;

b) Wewnętrzny kanał zgłaszania nieprawidłowości umożliwia jedynie składanie zgłoszeń przez pracowników, a sygnalista nie jest jednym z nich;

c) Ma uzasadnione podstawy, aby sądzić, że naruszenie nie może być skutecznie wykryte lub rozwiązane wewnętrznie lub że istnieje ryzyko działań odwetowych;

(d) początkowo złożył skargę wewnętrzną, ale nie został poinformowany o środkach przewidzianych lub podjętych w następstwie skargi w terminie przewidzianym przez prawo (zob. poniżej procedury dotyczące działań następczych w związku ze skargą); lub

e) Wykroczenie stanowi przestępstwo lub wykroczenie podlegające karze grzywny w wysokości ponad 50 000 (euro).

7.3.Sygnalista może publicznie ujawnić wykroczenie tylko wtedy, gdy:

(a) ma uzasadnione podstawy, aby sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, że właściwe organy nie mogą skutecznie dowiedzieć się o naruszeniu lub zająć się nim ze względu na szczególne okoliczności sprawy lub że istnieje ryzyko odwetu, w tym w przypadku zgłoszenia zewnętrznego.; lub

b) złożył wewnętrzny i zewnętrzny raport o nieprawidłowościach lub bezpośrednio zewnętrzną skargę zgodnie z warunkami niniejszej ustawy, przy czym odpowiednie działania nie zostały podjęte w terminie przewidzianym w ustawie (patrz poniżej procedury dotyczące działań następczych w związku ze skargą).

7.4 Osoba fizyczna, która poza przypadkami przewidzianymi w poprzednim punkcie zgłasza naruszenie organowi medialnemu lub dziennikarzowi, nie korzysta z ochrony zapewnianej przez niniejszą ustawę, bez uszczerbku dla obowiązujących przepisów dotyczących tajemnicy dziennikarskiej i ochrony źródeł.

8.Formy zgłaszania nieprawidłowości

8.1 Każda osoba, która zamierza przesłać komunikat lub zgłoszenie do zespołu ds. zgłaszania nieprawidłowości w Simoldes może to zrobić:

– anonimowo lub, jeśli sobie tego życzy, podając swoje dane osobowe i kontakty,

– w drodze pisemnej lub ustnej skargi oraz,

– za pośrednictwem dowolnego z dostępnych kanałów, takich jak poczta tradycyjna, poczta elektroniczna, kontakt telefoniczny, wiadomość głosowa lub platforma cyfrowa.

8.2 Każda osoba, która potrzebuje wcześniejszej porady lub chce zaplanować bezpośrednie spotkanie w celu przedstawienia komunikatu lub skargi, może skontaktować się z zespołem ds. zgłaszania nieprawidłowości za pośrednictwem dowolnego z dostępnych kanałów, prosząc o zaplanowanie spotkania.

9.Kontakty dotyczące kanałów zgłaszania nieprawidłowości

Zażalenie można złożyć za pośrednictwem dowolnego z dostępnych kanałów składania zażaleń.

Dostępne kanały zgłaszania lub składania wszelkiego rodzaju skarg są następujące:

9.1.Regularny kanał pocztowy

Aby złożyć pisemną skargę za pośrednictwem zwykłej poczty, należy przesłać ją na poniższy adres i wyraźnie zaadresować do specjalisty ds. zgłaszania nieprawidłowości:

Specjalista ds. zgłaszania nieprawidłowości

Grupa Simoldes – Audyt

Apartado 113 – Bec da Boavista

3721-902 – Oliveira de Azeméis

Portugalia

9.2 Kanał poczty elektronicznej

Aby przesłać pisemne zgłoszenie za pośrednictwem poczty elektronicznej, należy wysłać wiadomość na następujący adres: compliance@simoldes.com.

9.3 Kanał telefoniczny

Aby zgłosić ustną informację o naruszeniu telefonicznie, należy dzwonić w godzinach 9:00-18:00 pod następujący numer telefonu: +48 532 685 455.

9.4.Kanał skrzynki wiadomości głosowych

Aby przesłać zgłoszenie o naruszeniu ustnie za pośrednictwem skrzynki wiadomości głosowych, należy w godzinach od 18:00 do 9:00 nagrać wiadomość głosową, pod następujący numer telefonu: +48 532 685 455.

9.5.Kanał Platformy Cyfrowej

Aby złożyć pisemną skargę za pośrednictwem platformy cyfrowej Whistleblowing Channel, należy wejść na stronę https://simoldes.protecaodedenunciantes.com i wypełnić formularz zgłoszenia nieprawidłowości.

10.Spotkanie twarzą w twarz

W celu przedstawienia komunikatu lub dokonania zgłoszenia, każda osoba może skontaktować się z zespołem ds. zgłaszania nieprawidłowości za pośrednictwem dowolnego z dostępnych kanałów, prosząc o zaplanowanie spotkania w tymże celu.

11.Nagrywanie rozmów telefonicznych

11.1 Komunikacja telefoniczna za pośrednictwem kanału telefonicznego +48 532 685 455 nie jest domyślnie rejestrowana, ale może być rejestrowana w określonych sytuacjach, za uprzednią wyraźną zgodą osoby, której dane dotyczą.

11.2. Wiadomości głosowe nagrywane za pośrednictwem kanału skrzynki wiadomości głosowych opierają się na zgodzie osoby, której dane dotyczą, i będą przetwarzane wyłącznie w celu przyjmowania skarg i podejmowania działań następczych, zgodnie z warunkami określonymi w arkuszu informacyjnym dotyczącym przetwarzania danych dostępnym na platformie cyfrowej kanałów zgłaszania nieprawidłowości.

12.Procedury mające zastosowanie w przypadku zgłaszania naruszeń

12.1 Przyjmowanie i monitorowanie anonimowych zgłoszeń o nieprawidłowościach

Każda osoba, która chce przesłać komunikat lub zgłoszenie nieprawidłowości do zespołu ds. zgłaszania nieprawidłowości w Simoldes, może to zrobić anonimowo za pośrednictwem dowolnego kanału zgłaszania nieprawidłowości.

Jeśli jednak dana osoba chce śledzić dalsze postępowanie z anonimowym zgłoszeniem, musi przesłać zgłoszenie za pośrednictwem platformy cyfrowej kanałów zgłaszania nieprawidłowości, wypełniając odpowiedni formularz – w ten sposób, oprócz zapewnienia anonimowości, otrzyma kod dostępu, który pozwoli jej uzyskać dostęp do dalszych działań związanych z przesłanym zgłoszeniem.

W przypadku złożenia anonimowej skargi za pośrednictwem innych kanałów nie będzie ]możliwe uzyskanie dostępu do dalszych działań związanych ze skargą z powodu braku dostępnych kontaktów.

12.2 Wyjaśnienia lub dodatkowe informacje

Konieczne może być zwrócenie się do osoby składającej skargę o wyjaśnienie złożonej skargi lub podanie dodatkowych informacji, w tym w sytuacjach anonimowych; w przypadku anonimowości będzie to możliwe tylko wtedy, gdy skarga zostanie złożona za pośrednictwem platformy cyfrowej kanałów zgłaszania nieprawidłowości.

12.3.Środki i terminy podjęcia działań następczych w związku ze zgłoszeniem nieprawidłowości

Po otrzymaniu zgłoszenia o naruszeniu Simoldes stosuje procedurę działań następczych, która może prowadzić do wszczęcia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego i/lub przekazania zgłoszenia o naruszeniu właściwemu organowi, zgodnie z następującymi środkami i terminami:

12.3.1.Powiadomienie o otrzymaniu skargi

Simoldes powiadamia w ciągu siedmiu dni osobę składającą skargę o otrzymaniu skargi, informując ją w jasny i przystępny sposób o wymogach, właściwych organach oraz formie i dopuszczalności skargi zewnętrznej.

12.3.2.Powiadomienie o wstępnej decyzji

Po otrzymaniu skargi Simoldes podejmie odpowiednie działania wewnętrzne w celu zweryfikowania zawartych w niej zarzutów oraz, w stosownych przypadkach, w celu powstrzymania zgłoszonego naruszenia, w tym poprzez wszczęcie wewnętrznego dochodzenia lub powiadomienie właściwego organu w celu zbadania naruszenia, przekazując w ciągu jednego miesiąca osobie, która złożyła skargę, wstępną decyzję o wszczęciu dochodzenia lub powiadomieniu właściwego organu.

12.3.3.Przekazywanie informacji o podjętych działaniach

Simoldes powiadamia osobę składającą skargę o planowanych lub podjętych działaniach następczych w związku ze skargą oraz o przyczynach podjęcia takich działań w terminie maksymalnie trzech miesięcy od daty otrzymania skargi.

12.3.4.Powiadomienie o rezultacie

Simoldes poinformuje osobę składającą skargę o wyniku analizy skargi, kończąc procedurę w ciągu maksymalnie trzech miesięcy od otrzymania skargi.

13.Poufność

13.1.Tożsamość sygnalisty, jak również informacje, które bezpośrednio lub pośrednio umożliwiają ustalenie tożsamości sygnalisty, mają charakter poufny, a dostęp do nich jest ograniczony do osób odpowiedzialnych za przyjmowanie lub rozpatrywanie skarg.

13.2 Obowiązek zachowania poufności, o którym mowa w poprzednim akapicie, obejmuje każdą osobę, która otrzymała informacje dotyczące skarg, nawet jeśli nie jest ona odpowiedzialna lub niekompetentna za ich otrzymanie i przetwarzanie.

13.3 Tożsamość sygnalisty jest ujawniana wyłącznie w wyniku zobowiązania prawnego lub nakazu sądowego.

13.4.Bez uszczerbku dla innych zobowiązań prawnych, ujawnienie informacji jest poprzedzone pisemnym powiadomieniem sygnalisty wskazującym powody ujawnienia przedmiotowych poufnych danych, chyba że przekazanie takich informacji zagraża powiązanym dochodzeniom lub postępowaniom sądowym.

13.5.Skargi otrzymane przez właściwe organy, które zawierają informacje objęte tajemnicą handlową, są przetwarzane wyłącznie w celu rozpatrzenia skargi, a osoby, które o nich wiedzą, są zobowiązane do zachowania tajemnicy.

Przetwarzanie danych osobowych

14.1 Przetwarzanie danych osobowych w kontekście ochrony sygnalistów, w tym wymiana lub przekazywanie danych osobowych przez właściwe organy, jest zgodne z przepisami mającymi zastosowanie do ochrony danych osobowych obowiązującymi w krajowym systemie prawnym i w Unii Europejskiej, a mianowicie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych i innymi przepisami uzupełniającymi.

14.2 Przetwarzanie danych osobowych w kontekście ochrony sygnalistów odbywa się na warunkach określonych w Karcie Informacyjnej Przetwarzania Danych oraz w Polityce Ochrony Danych Osobowych dostępnej na platformie cyfrowej kanałów zgłaszania nieprawidłowości.

15.Przechowywanie skarg

15.1 O ile nie istnieją inne prawne obowiązki przechowywania, Simoldes prowadzi rejestr zgłoszeń o nieprawidłowościach, przechowując je co najmniej przez okres pięciu lat oraz, niezależnie od tego okresu, w trakcie trwania postępowania sądowego lub administracyjnego dotyczącego zgłoszenia.

15.2 Zgłoszenia przekazywane ustnie, za pośrednictwem linii telefonicznej bez nagrywania, są rejestrowane przez Simoldes poprzez pełną i dokładną transkrypcję korespondencji, a z takiej komunikacji sporządzany jest wiarygodny protokół.

15.3 Zgłoszenia przekazane ustnie, za pośrednictwem nagranej linii telefonicznej lub innego systemu nagrywania wiadomości głosowych, są nagrywane przez Simoldes, po uzyskaniu uprzedniej zgody sygnalisty, poprzez

(a) zapisanie komunikacji na trwałym i możliwym do odtworzenia nośniku lub

b) Kompletną i dokładną transkrypcję korespondencji.

15.4.W przypadku zgłoszenia dokonanego podczas bezpośredniego spotkania, Simoldes zapewnia, po uzyskaniu uprzedniej zgody zgłaszającego, nagranie spotkania za pomocą:

(a) nagranie rozmowy na trwałym i możliwym do odzyskania nośniku lub

b) wiarygodnego protokołu.

16.Środki prawne i procedury ochrony

Simoldes zobowiązuje się do przestrzegania prawa i ochrony sygnalistów, którzy mają prawo do ochrony prawnej.

Dyrekcja Generalna ds. Polityki Wymiaru Sprawiedliwości udostępnia informacje na temat ochrony sygnalistów na portalu wymiaru sprawiedliwości, bez uszczerbku dla konkretnych mechanizmów dostępu do prawa i sądów.

Dzięki skutecznej ochronie sądowej sygnaliści mają wszelkie zagwarantowany dostęp do sądów w celu obrony swoich praw i interesów.

17.Odpowiedzialność sygnalisty

Odpowiedzialność sygnalisty jest określona przez prawo zgodnie z następującymi parametrami:

17.1.Zgłoszenie lub publiczne ujawnienie nieprawidłowości, dokonane zgodnie z wymogami nałożonymi przez przepisy o ochronie sygnalistów, nie stanowi samo w sobie podstawy do pociągnięcia sygnalisty do odpowiedzialności dyscyplinarnej, cywilnej, wykroczeniowej lub karnej.

17.2 Sygnalista, który zgłasza lub publicznie ujawnia naruszenie zgodnie z wymogami nałożonymi przez niniejsze prawo, nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie jakichkolwiek ograniczeń dotyczących przekazywania lub ujawniania informacji zawartych w zgłoszeniu lub publicznym ujawnieniu, z wyjątkiem sytuacji odpowiedzialności określonych w przepisach szczególnych.

17.3 Sygnalista, który zgłasza lub publicznie ujawnia naruszenie zgodnie z wymogami nałożonymi przez niniejsze prawo, nie ponosi odpowiedzialności za uzyskanie lub posiadanie dostępu do informacji, które stanowiły podstawę zgłoszenia lub publicznego ujawnienia, z wyjątkiem przypadków, w których uzyskanie lub posiadanie dostępu do informacji stanowi przestępstwo.

17.4 Ze względu na możliwość pociągnięcia sygnalistów do odpowiedzialności za działania lub zaniechania, które nie są związane ze zgłoszeniem lub publicznym ujawnieniem, lub które nie są konieczne do zgłoszenia lub publicznego ujawnienia przestępstwa zgodnie z prawem, może to spowodować potrzebę wcześniejszego doradztwa dla wszystkich osób, które mają pytania lub rozważają dokonanie zgłoszenia.

18.Poufne doradztwo

Simoldes zapewnia poufne doradztwo dla osób, które potrzebują pomocy i dalszych wyjaśnień lub rozważają złożenie skargi, kontaktując się z zespołem ds. zgłaszania nieprawidłowości za pośrednictwem dowolnego kanału zgłaszania nieprawidłowości.

Regulacje wewnętrzne, regulaminy, arkusze informacyjne i formularze

Regulacje wewnętrzne, regulaminy, arkusze informacyjne i formularze dotyczące systemu ochrony sygnalistów są dostępne w sekcji „Standardy regulacyjne” na platformie cyfrowej Whistleblowing Channel, dostępnej pod adresem https://simoldes.protecaodedenunciantes.com.

20.Repozytorium informacji i dokumentacji

Przyjmując zobowiązanie do wykazania swojej odpowiedzialności, Simoldes udostępnia publicznie Repozytorium informacji i dokumentacji na temat programów zgodności i ochrony sygnalistów, a także zestaw odpowiedzi na często zadawane pytania, do którego link jest dostępny za pośrednictwem platformy cyfrowej kanału zgłaszania nieprawidłowości pod adresem https://simoldes.protecaodedenunciantes.com.

Wersja i data arkusza informacyjnego

Wersja: 1

2.Data: 11 lipca 2022 r.