Procédure de protection des dénonciateurs

Simoldes a mis en place un programme de conformité réglementaire afin de respecter le cadre juridique de la protection des dénonciateurs, en s’engageant à respecter la réglementation applicable et à protéger les dénonciateurs, conformément aux paramètres suivants : 

1. Organisme responsable

Simoldes Plasticos France, ci-après dénommée Simoldes France, dont le siège social est situé Parc de l’Echangeur – ZI – Nº9, 59264 – Onnaing, France.

Téléphone : +33 327 285 555;
E-mail: mail@simoldes.pt;
site web: www.simoldes.com.

2. Coordonnées du délégué à la protection des données et de l’équipe chargée des dénonciations

L’organisation responsable dispose d’adresses électroniques spécifiques aux fins de la protection des données à caractère personnel et du traitement des dénonciations, le délégué à la protection des données étant disponible à l’adresse dataprotection@simoldes.com et l’équipe chargée des réclamations à l’adresse compliance@simoldes.com.

3. Engagement en matière de conformité réglementaire

Simoldes s’engage publiquement à respecter les réglementations applicables à son activité, qu’il s’agisse de normes légales ou de normes internes et de codes de conduite, élaborer un programme de conformité réglementaire et un programme de démonstration de la responsabilité, et communiquer ces programmes à toutes les parties intéressées et aux autorités compétentes.

4. Engagement de protection des dénonciateurs

Simoldes s’est également engagé publiquement à protéger les dénonciateurs, en mettant en place des canaux de dénonciation et des procédures de suivi des plaintes par le biais d’un système de contrôle interne pour la protection des dénonciateurs et en remerciant toute personne qui souhaite signaler ou dénoncer une infraction pour sa coopération.

5. Types d’infractions ou de violations

Par le biais des canaux de dénonciation existants de Simoldes, des plaintes peuvent être déposées en cas d’infraction aux règles juridiques applicables dans le système juridique national ou en cas d’infraction aux règles internes, aux politiques et aux codes de conduite en vigueur chez Simoldes.

6. Conditions de protection

6.1. Toute personne qui, de bonne foi et avec des raisons sérieuses de croire que l’information est vraie au moment de la déclaration ou de la divulgation publique, déclare ou divulgue publiquement une infraction dans les conditions établies par la loi et les règles internes de Simoldes est protégée.

6.2. Est considérée comme lanceur d’alerte toute personne physique qui dénonce une infraction sur la base d’informations obtenues dans le cadre de son activité professionnelle, quels que soient la nature de cette activité et le secteur dans lequel elle est exercée.

6.3. Les personnes suivantes peuvent également être considérées comme des dénonciateurs:

1. a) Travailleurs du secteur privé, social ou public ;
2. b) Les prestataires de services, les contractants, les sous-traitants et les fournisseurs, ainsi que toute personne agissant sous leur supervision et leur direction ;
3. c) Les détenteurs de participations et les personnes appartenant aux organes d’administration, de gestion ou de surveillance des personnes morales, y compris les membres non exécutifs ;d) Voluntários e estagiários, remunerados ou não remunerados.

6.4. La dénonciation d’une infraction peut également se fonder sur des informations obtenues dans le cadre d’une relation professionnelle qui a pris fin depuis lors, ainsi que lors du processus de recrutement ou d’une autre phase de négociation précontractuelle d’une relation professionnelle établie ou non. 

7. Priorité entre les moyens de communication et la divulgation d’informations au public

7.1. Les infractions sont signalées par le dénonciateur par le biais de canaux de signalement internes ou externes ou sont rendues publiques.

7.2. Le dénonciateur ne peut recourir aux canaux de dénonciation externes que dans les cas suivants :

1. a) Il n’existe pas de canal de dénonciation interne ;
2. b) Le canal de dénonciation interne ne permet qu’aux travailleurs de déposer des plaintes, et non au dénonciateur ;
3. c) avoir des motifs raisonnables de croire que l’infraction ne peut être efficacement connue ou résolue en interne ou qu’il existe un risque de représailles;
4. d) a initialement déposé une plainte interne sans avoir été informé des mesures envisagées ou adoptées à la suite de la plainte dans les délais prévus par la loi (voir ci-dessous les procédures de suivi des plaintes) ; ou
5. e) L’infraction constitue un délit pénal ou un délit administratif passible d’une amende de plus de 50 000 (euros).

7.3. Le dénonciateur ne peut divulguer publiquement une infraction que dans les cas suivants:

1. a) elle a des motifs raisonnables de croire que l’infraction peut constituer un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public, que l’infraction ne peut être efficacement constatée ou réparée par les autorités compétentes, compte tenu des circonstances particulières de l’espèce, ou qu’il existe un risque de représailles, même en cas de plainte externe ; ou
2. b) a déposé une plainte interne et une plainte externe, ou directement une plainte externe aux termes de la présente loi, sans que des mesures appropriées aient été prises dans les délais prévus par la loi (voir ci-dessous les procédures de suivi de la plainte).

7.4. Toute personne physique qui, en dehors des cas prévus au paragraphe précédent, porte à la connaissance d’un organe de presse ou d’un journaliste une infraction ne bénéficie pas de la protection accordée par la présente loi, sans préjudice des règles applicables en matière de secret journalistique et de protection des sources.

8. Formes de plainte 

8.1. Toute personne souhaitant soumettre une communication ou une plainte à l’équipe de dénonciation de Simoldes,

– vous êtes libre de le faire de manière anonyme ou, si vous le souhaitez, en identifiant vos données personnelles et vos coordonnées,

– par une plainte écrite ou orale et

– par l’un des canaux disponibles, qu’il s’agisse d’un courrier ordinaire, d’un courrier électronique, d’un contact téléphonique, d’un message vocal ou d’un formulaire de plate-forme numérique.

8.2. Toute personne ayant besoin de conseils préalables ou souhaitant organiser une réunion en face à face pour présenter sa communication ou sa plainte peut contacter l’équipe chargée des dénonciations par l’un des canaux disponibles et demander une réunion.

9. Coordonnées des canaux de dénonciation

Vous pouvez déposer une plainte par l’un des canaux de signalement disponibles.

Les canaux de signalement disponibles pour la présentation ou la soumission de tout type de plainte sont les suivants :

9.1. Canal du courrier normal

Pour déposer une plainte écrite par courrier ordinaire, veuillez envoyer la communication à l’adresse suivante, en l’adressant expressément au responsable des plaintes :

Responsable des rapports – Compliance Officer

Simoldes France

Parc de l’Echangeur – ZI – Nº9, 59264 – Onnaing

France

9.2. Canal e-mail

Pour déposer une plainte écrite par courrier électronique, veuillez envoyer la communication à l’adresse suivante : compliance@simoldes.com .

9.3. Canal téléphonique

Pour déposer une plainte orale par téléphone, tous les jours entre 9h et 18h, veuillez appeler le numéro de téléphone suivant : (+351) 911 879 229. 

9.4. Canal de messagerie vocale

Pour déposer une plainte oralement par messagerie vocale, tous les jours entre 18 heures et 9 heures, veuillez enregistrer le message vocal au numéro de téléphone suivant : (+351) 911 879 229. 

9.5. Plateforme numérique Canal

Pour déposer une plainte écrite via la plateforme numérique de la chaîne d’alerte, veuillez vous rendre sur le site https://simoldesfrance.whistleblowingofficer.com et remplir le formulaire de plainte.

10. Réunions en présentiel

Pour soumettre une communication ou une plainte, toute personne peut contacter l’équipe chargée de la dénonciation par l’un des canaux disponibles, en demandant qu’une réunion soit organisée à cet effet.

11. Enregistrement des communications téléphoniques

11.1. Les communications téléphoniques via le canal téléphonique (+35) 911 879 229 ne sont pas enregistrées par défaut, mais peuvent l’être, dans des situations spécifiques, avec le consentement préalable exprès de la personne concernée.

11.2. Les messages vocaux enregistrés par l’intermédiaire du canal de messagerie vocale sont fondés sur le consentement de la personne concernée et seront traités exclusivement dans le but de recevoir des plaintes et d’y donner suite, conformément à la fiche d’information sur le traitement des données accessible sur la plateforme numérique des canaux d’alerte.

12. Procédures de signalement des infractions

12.1. Réception et suivi des plaintes anonymes

Toute personne souhaitant soumettre une communication ou une plainte à l’équipe de dénonciation de Simoldes peut le faire de manière anonyme par l’intermédiaire de l’un des canaux de dénonciation.

Toutefois, si la personne souhaite donner suite à la plainte anonyme, elle doit soumettre la plainte via la plateforme numérique des chaînes de dénonciation en remplissant le formulaire approprié – de cette manière, en plus de garantir son anonymat, elle recevra un code d’accès qui lui permettra de donner suite à la plainte.

Si vous déposez une plainte anonyme par le biais d’autres canaux, vous ne pourrez pas y donner suite en raison du manque de contacts disponibles.

12.2. Clarification ou informations complémentaires

Il peut être nécessaire de demander à la personne qui a déposé la plainte de la clarifier ou de fournir des informations supplémentaires, y compris dans des situations d’anonymat, ce qui ne sera possible, dans le cas de l’anonymat, que si la plainte est déposée par l’intermédiaire de la plateforme numérique des canaux d’alerte.

12.3. Mesures et délais de suivi de la plainte

Une fois la plainte reçue, Simoldes applique une procédure de suivi des plaintes qui peut conduire à l’ouverture d’une enquête interne et/ou à la communication de la plainte à l’autorité compétente, conformément aux mesures et aux délais suivants :

12.3.1. Avis de réception de la plainte

Dans un délai de sept jours, Simoldes notifie la réception de la plainte à la personne qui l’a déposée et l’informe de manière claire et accessible des exigences, des autorités compétentes ainsi que de la forme et de la recevabilité d’une plainte externe.

12.3.2. Communication de la décision préliminaire

À la suite de la plainte, Simoldes prend les mesures internes appropriées pour vérifier les allégations contenues dans la plainte et, le cas échéant, pour mettre fin à l’infraction dénoncée, y compris en ouvrant une enquête interne ou en informant l’autorité compétente pour enquêter sur l’infraction, et informe la personne qui a déposé la plainte dans un délai d’un mois à compter de la décision préliminaire d’ouvrir une enquête ou d’informer l’autorité compétente.12.3.3.Comunicação de medidas

Simoldes informera la personne qui a déposé la plainte des mesures prévues ou adoptées pour donner suite à la plainte et des motifs respectifs, dans un délai maximum de trois mois à compter de la date de réception de la plainte.

12.3.4. Communication de l’achèvement

Simoldes informera la personne qui a déposé la plainte du résultat de l’analyse de la plainte et finalisera la procédure dans un délai maximum de trois mois à compter de la réception de la plainte.

13. Confidentialité

13.1. L’identité du dénonciateur, ainsi que toute information permettant directement ou indirectement de déduire son identité, est confidentielle et réservée aux personnes chargées de recevoir ou de suivre les plaintes.

13.2. L’obligation de confidentialité visée au paragraphe précédent s’étend à toute personne ayant reçu des informations sur les plaintes, même si elle n’est pas responsable ou incompétente pour les recevoir et les traiter.

13.3. L’identité du dénonciateur n’est divulguée qu’en raison d’une obligation légale ou d’une décision de justice.

13.4. Sans préjudice d’autres obligations légales, la divulgation d’informations est précédée d’une communication écrite au dénonciateur indiquant les raisons de la divulgation des données confidentielles en question, à moins que la fourniture de ces informations ne compromette des enquêtes ou des procédures judiciaires connexes.

13.5. Les plaintes reçues par les autorités compétentes qui contiennent des informations soumises au secret commercial ne sont traitées que dans le but de donner suite à la plainte, et les personnes qui en prennent connaissance sont tenues au secret.

14. Traitement des données personnelles

14.1. Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la protection des dénonciateurs, y compris l’échange ou la transmission de données à caractère personnel par les autorités compétentes, est conforme aux règles applicables en matière de protection des données à caractère personnel en vigueur dans le système juridique national et dans l’Union européenne, à savoir le règlement général sur la protection des données et d’autres textes législatifs complémentaires.

14.2. Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la protection des lanceurs d’alerte est effectué conformément à la fiche d’information sur le traitement des données et à la politique de protection des données à caractère personnel accessibles sur la plateforme numérique des chaînes d’alerte.

15. Conservation des plaintes

15.1. À l’exception d’autres obligations légales de conservation, Simoldes tient un registre des plaintes reçues et les conserve pendant au moins cinq ans et, indépendamment de cette période, pendant la durée d’une procédure judiciaire ou administrative relative à la plainte.

15.2. Les plaintes formulées verbalement, via une ligne téléphonique non enregistrée, sont enregistrées par Simoldes au moyen d’une transcription complète et précise de la communication, et un procès-verbal fiable de la communication est établi.

15.3. Les plaintes formulées verbalement, par l’intermédiaire d’une ligne téléphonique enregistrée ou d’un autre système de messagerie vocale enregistrée, sont enregistrées par Simoldes, avec l’accord préalable du plaignant :a) Gravação da comunicação em suporte duradouro e recuperável ou

1. b) Transcription complète et précise de la communication.

15.4. Si la plainte est déposée lors d’une réunion en face à face, Simoldes veillera, avec le consentement préalable du plaignant, à ce que la réunion soit enregistrée :

1. a) l’enregistrement de la communication sur un support durable et récupérable ou
2. b) Des minutes fiables.
3. Procédures de recours et de protection

Simoldes s’engage à respecter la législation et à protéger les dénonciateurs, qui ont droit à une protection juridique.

La direction générale de la politique de la justice fournit des informations sur la protection des dénonciateurs sur le portail de la justice, sans préjudice des mécanismes d’accès au droit et aux tribunaux.

Grâce à une protection judiciaire efficace, les lanceurs d’alerte bénéficient de toutes les garanties d’accès aux tribunaux pour la défense de leurs droits et intérêts légalement protégés.

17. Responsabilité du dénonciateur

La responsabilité du dénonciateur est définie par la loi en fonction des paramètres suivants :

17.1. La dénonciation ou la divulgation publique d’une infraction, effectuée conformément aux exigences imposées par la législation sur la protection des dénonciateurs, ne constitue pas en soi un motif de responsabilité disciplinaire, civile, délictuelle ou pénale pour le dénonciateur.

17.2. Le dénonciateur qui rapporte ou divulgue publiquement une infraction conformément aux exigences imposées par la présente loi n’est pas responsable de la violation des restrictions à la communication ou à la divulgation des informations contenues dans le rapport ou la divulgation publique, à l’exception des situations de responsabilité définies dans la législation spéciale.

17.3. Le dénonciateur qui signale ou divulgue publiquement une infraction conformément aux exigences imposées par la présente loi n’est pas responsable de l’obtention ou de l’accès à l’information qui motive le signalement ou la divulgation publique, sauf dans les cas où l’obtention ou l’accès à l’information constitue une infraction pénale.

17.4. Étant donné que les dénonciateurs peuvent être tenus responsables d’actes ou d’omissions sans rapport avec le signalement ou la divulgation publique, ou qui ne sont pas nécessaires au signalement ou à la divulgation publique d’une infraction à la loi, il peut s’avérer nécessaire de conseiller au préalable toutes les personnes qui ont des doutes ou envisagent de faire un signalement.

18. Conseil confidentiel

Simoldes offre des conseils confidentiels aux personnes qui ont besoin d’aide et d’éclaircissements ou qui envisagent de déposer une plainte, en contactant simplement l’équipe chargée de la dénonciation par l’intermédiaire de l’un des canaux de dénonciation.

19. Règles internes, politiques, fiches d’information et formulaires

Les règles internes, politiques, fiches d’information et formulaires pertinents aux fins du système de protection des dénonciateurs sont accessibles dans la section « Règles réglementaires » de la plateforme numérique du canal des dénonciateurs, accessible à l’adresse suivante https://www.whistleblowingofficer.com/simoldesfrance/ . 

20. Référentiel d’information et de documentation

Dans le cadre de son engagement à démontrer sa responsabilité, Simoldes a mis à la disposition du public un référentiel d’informations et de documentation sur les programmes de conformité et de protection des dénonciateurs, ainsi qu’un ensemble de réponses aux questions les plus fréquemment posées, qui peuvent être consultées sur la plateforme numérique des canaux de dénonciation à l’adresse suivante https://www.whistleblowingofficer.com/simoldesfrance . 

Version et date de la fiche d’information

1. Version: 1

2. Date : 11 juillet 2022